Reunirse es trabajar (Parte II)

En el Capítulo 3 de la primera temporada de The Crown, la recién coronada reina Isabel recibe por primera vez al primer ministro del Reino Unido, Winston Churchill. Él se acerca, le dice unas palabras sobre su padre que acaba de morir y le besa la mano. Unos momentos después, ella lo invita a sentarse mientras esperan el té o “algo más fuerte, si lo prefiere”. Entonces Churchill, que continúa de pie, la mira con asombro (y algo de indignación) y le dice:

No. ¿Nadie se lo explicó? El soberano nunca le ofrece al primer ministro, refrigerios ni una silla. Perder el tiempo es un pecado severo. Si algo he aprendido en 52 años de servicio público es que no existe problema tan complejo, ni crisis tan grave que no pueda ser satisfactoriamente resuelto en 20 minutos. Entonces, ¿comenzamos ya? (The Crown, 1×3 15:10´, Netflix).

Claro que eso funciona porque es la reina y el primer ministro, es como si todas las reuniones fueran entre la directora y el gerente general. Pero el principio sirve igual: resolveríamos casi todos los temas en 20 minutos si dijéramos lo que realmente tenemos que decir, sin dar vueltas, ni embellecer, ni exagerar.

Sin embargo, el principal problema de las reuniones en las empresas no es la duración, es la frecuencia. Es la cantidad de reuniones online una tras otra sin descanso entre medio y sin alternancia con otras actividades que involucren movimiento físico e intelectual diverso. La rigidez en la que nos encontramos es el verdadero problema, porque una jornada laboral que transcurre en una silla frente a una cámara, pasando de un tema a otro sin tiempo de análisis, está lejos de desarrollar un pensamiento estratégico, crítico y creativo. Por último, junto con la duración y la frecuencia de las reuniones hay, al menos, cuatro inconvenientes más, estos son la imposición (“me la agendaron de otra área”), el multitasking, el desconocimiento de los temas a tratar y la asistencia de personas innecesarias. 

Como se ve, la situación es muy compleja y multifactorial, agravada por la sensación extendida de que no tenemos influencia o poder para cambiar las cosas como están. Por tanto, lo primero que podríamos hacer para mejorar las reuniones es lo mismo que aplica a casi todas las situaciones de comunicación: empoderarnos, liderar y planificar el trabajo. 

(Antes de seguir, si no leíste la primera parte de la nota puedes hacerlo aquí).

Analiza, identifica, investiga y desarrolla un plan de trabajo

El primer paso de cualquier situación que requiera de colaboración con otras personas es el análisis. Imaginemos por ejemplo, que tenemos que resolver un problema, los pasos podrían ser: 

1. Definir el problema / situación, alcance e impacto.
2. Explicar por qué es un problema el problema, por qué ahora y para quienes.
3. Identificar a los actores involucrados y a quienes escuchar.
4. Evaluar las fuentes de información.
5. Investigar soluciones que existan en el mercado, la academia, etc. 
6. Identificar el nivel de actualización o desactualización de la organización en el tema.
7. Valorar las emociones que involucran y qué generan en el equipo. 
8. Expresar las ventajas y desventajas de resolver el problema o del proceso de resolverlo.
9. Proponer los pasos para resolver el problema.

¿Qué es lo que ocurre normalmente? Que nos reunimos antes de siquiera haber comenzado a definir el problema y sin ningún método. Seguramente en algunos de los 9 pasos se necesitarán reuniones con personas que aporten al análisis de la situación, pero serán encuentros más eficientes porque tendrán un propósito específico dentro de un mapa.

Luego de que el problema esté claro y exista una propuesta de solución tentativa (incluso aunque sea excesivamente sencilla), el siguiente paso será desarrollar un plan de trabajo con objetivos, responsabilidades, acciones, tiempos, recursos, estrategias, etc., donde también se necesitarán encuentros con otras personas. Y este es el punto central: la reunión continúa algo que empezó antes, en el nivel de menor participación con una lectura y en el de mayor, con un desarrollo. Entonces los asistentes no llegan a la reunión, están trabajando en algo y lo continúan en una reunión. Planificar y analizar es más fácil que no hacerlo. Lo difícil puede ser crear el hábito, desarrollar el método, pero luego todo se vuelve mucho más simple.

Ahora sí hablemos de la reunión.

Comienza por el final

¿Quieres una reunión exitosa? Comienza con el fin específico en mente y por escrito. 
“Con esta reunión voy a responder a todas las dudas sobre el nuevo servicio”.
“Con esta reunión voy a interesar al equipo en el procedimiento” .
“Con esta reunión voy a dinamizar la conversación entre las áreas”.
“Con esta reunión voy a transmitir mi descontento con los resultados e insistir en los resultados esperados”.
“Con esta reunión voy a lograr decidir si lo hacemos”.
“Con esta reunión voy a insistir en los valores que compartimos”.
“Con esta reunión voy a ayudarles a conocerse”.

Define con total claridad lo que quieres lograr en la reunión. Imagina qué pasará cuando termine, cuáles serán las consecuencias de la reunión, que sentirán, pensarán y experimentarán los/las asistentes durante la reunión. Crea en tu mente el resultado, planifícalo y escríbelo. Con esa información clara redacta la agenda.

Pero antes vuelve a preguntarte si lo que quieres lograr requiere una reunión o no.

Confirma que realmente necesitas una reunión

Hay muchas preguntas que te puedes hacer para saber si necesitas una reunión: ¿lo que obtendré en la reunión no lo obtendré con conversaciones individuales? ¿Puedo evitar la reunión utilizando otro medio como un documento compartido, un llamado o un informe? ¿Puedo reemplazarla con la instrumentación de algún tipo de colaboración u aplicación online? ¿Esta reunión le agrega valor al grupo, a la organización, a los/las participantes? ¿Necesito hablar con otras personas antes de convocar a una reunión? ¿Conversé sobre el asunto con alguien antes de pensar en la reunión? ¿Si les envío una consulta a los potenciales asistentes resolveré el asunto sin reunión? Tanto en la etapa de análisis como en la de planificación, muchos aspectos se resuelven solo consultando a las personas correctas.

Pero si llegas a la conclusión de que realmente necesitas una reunión y sabes lo que vas a lograr con ella reúne la información que tienes, investiga lo que te falta, trabaja en la agenda y escoge muy bien con quienes será la reunión y qué rol tendrá cada persona. 

¿Cuánto cuesta la reunión y cuán sostenible es?

Cada persona que participa en una reunión tiene un costo para la organización: el dinero que recibe por su trabajo y el tiempo que no dedica a otro proyecto. Las reuniones cuestan dinero y consumen recursos. Calcular cuánto cuesta una reunión en sueldos u honorarios es una forma de hacer consciente que las reuniones tienen un costo monetario real. Multiplica el valor de lo que percibe cada participante por hora x la cantidad de horas de la reunión (incluyendo el desplazamiento si es presencial y el tiempo de preparación) x la cantidad de asistentes y calcula cuánto dinero cuesta esa reunión. Pasa de la abstracción de “es una pérdida de tiempo” a valorar cuánto dinero implica esa pérdida de tiempo. 

Pero además las reuniones tienen “costos” aún menos explicitados que el económico, como el bienestar y la creatividad. No conocí a nadie en ninguna empresa en ningún puesto que en los últimos dos años me haya dicho que siente orgullo de cómo son sus reuniones o directamente no se haya quejado de las reuniones que tienen en su organización. Como mencioné al comienzo, la falta de movimiento físico, en general -ir de una sala a otra, de un edificio a otro, estar de pie,  etc.- y focalizado -en las zonas del cuerpo más afectadas por la rigidez de las posturas como cuello, hombros, manos, cintura, etc.- junto con la percepción de “pasarse el día en reuniones” genera una predisposición negativa a reunirse y una baja sensación de bienestar. Estas formas que tenemos de reunirnos afectan negativamente no solo a la creatividad sino también a la calidad del pensamiento, la capacidad para resolver problemas, el nivel de atención y finalmente, a la autoestima.

Reunirse tiene un costo económico, físico, intelectual y emocional, pero podemos tomar decisiones para volverlo sostenible. 

Asistentes, testigos y sicarios

En la mayoría de las reuniones participa gente necesaria, no tan necesaria y totalmente innecesaria. Si la reunión está bien organizada y la información disponible, el participante necesario tiene que ser capaz de compartirle a su equipo los contenidos y el espíritu de la reunión. No hace falta llevar testigos (los que dan fe de que no se entendió nada), ni sicarios (los que hacen el trabajo sucio), ni abogados (los que hacen las defensorías y las acusaciones) ni compañeros de aventuras (los que aseguran una charla entretenida). Demasiadas reuniones de empresa parecen un recreo del secundario, con asistentes que se comportan como si fuera un espacio de no trabajo o insolidariamente cuando el tema no es de su interés o no fueron quienes convocaron la reunión. 

Entonces, ¿quiénes deben asistir a la reunión? Los/Las asistentes estrictamente necesarios/as si se trata de tomar decisiones, resolver situaciones, crear consenso. Haciendo todo lo posible por evitar duplicar gente de un mismo departamento o área. Igual que evitamos copiar gente demás en un mail, hay que evitar copiar gente en reuniones. ¿Y cómo saber a quién sí y a quién no? Muy fácil: si todas las personas que están convocadas son necesarias entonces todas tienen que participar en algún rol, sino, hay personas demás. 

Roles en la reunión

Primero que nada: ¿cuál es tu rol? Y sobre los demás: ¿qué aporte hará cada persona a la reunión? Una pregunta que te puede ayudar a organizar los roles es quién hablará de qué, durante cuánto tiempo, con qué objetivo. Existen muchos manuales de reuniones efectivas donde aconsejan variados roles, pienso que hay tres fundamentales, de:

• Liderazgo y moderación. Idealmente podrían ser dos personas,  pero si no se puede, una sola persona puede perfectamente liderar y moderar. Las funciones son guiar la reunión, explicitar los objetivos, marcar los tiempos, hacer énfasis en los avances, logros, puntos centrales de lo que se va diciendo. Ofrecer la palabra,  consultar a personas, llamar a silencio, reunir reflexiones, conectar puntos, conectar opiniones. Hacer apreciaciones breves. Marcar los avances en la agenda.
• Redacción. El objetivo es llevar un registro escrito de la reunión. Principales aportes, temas pendientes, asignación de tareas. Decisiones tomadas, responsables, nuevas acciones que implican las decisiones tomadas, a quién comunicarlas y cómo. Asuntos pendientes, ideas sueltas. Este rol también ayuda a cumplir con los objetivos de la agenda.
• Colaboración. Todas las personas en una reunión deben colaborar activamente para llegar a los resultados pautados, ya sea con preguntas, aportes, organización de ideas de otros, conocimientos expertos, en definitiva, con participación colaborativa.

Un obstáculo para lograr este nivel de profesionalismo en las reuniones es convocar pensando en personas o cargos, en lugar de roles. En una ocasión en la que estaba organizando una reunión de planificación me dijeron, “¿cómo no vas a invitar a ese gerente?”. Cuando pregunté que aporte haría y me dijeron que ninguno, llamé al gerente y le consulté si necesitaba estar en la reunión. Me dijo que no, que solo necesitaba dos confirmaciones, que cuando las tuviéramos se las enviáramos por mail. Con frecuencia, solo con hablar más con los asistentes antes de las reuniones se disminuye la cantidad de participantes.

Finalmente, muchas veces las reuniones las organizamos solo para estar en compañía, para pensar / sentir con otros o para hacer nuestras tareas regulares acompañados, ¡y son objetivos muy válidos! Especialmente con este nivel de digitalidad. Pero esto, más que una reunión es una forma de trabajar con el tiempo menos planificado, en la que el objetivo central es no estar solo o recibir ayuda con un tema, antes que llegar a objetivos comunes.

25 acciones para mejorar las reuniones

EN LA REUNIÓN

1. Prender la cámara y hacer que los demás la prendan.
2. Participar activamente en algún rol.
3. Asignar responsabilidades y participación a los demás.
4. Ayudar a llegar a conclusiones parciales.
5. No hacer otras cosas (multitasking) aunque esté totalmente legitimado.
6. Ser breve, ofrecer la información de la manera más acotada posible.
7. Conversar con franqueza y amabilidad.
8. Formular preguntas concretas a los participantes (es difícil responder sobre lo genérico).
9. Escuchar activamente.
10. Ayudar a moderar aunque no sea tu rol principal.
11. Asumir compromisos y comprometer a los demás.
12. Ser responsables del rol que nos toca tratando de cumplirlo lo mejor posible. 
13. Colaborar para que la reunión sea ágil y se llegue a resoluciones.
14. Manejar una etiqueta y una netiqueta adecuadas: buen trato, disposición y colaboración. 
15. Agradecer.

EN LA PLANIFICACIÓN DE REUNIONES

16. Alternar entre reuniones presenciales y no presenciales.
17. Dejar 15 minutos libres entre reuniones y no mirar ninguna pantalla. 
18. Tener franjas horarias sin reuniones y días “sin reuniones”.
19. Reemplazar reuniones con llamados telefónicos (y caminar mientras hablas y escuchas).
20. Preguntar antes de agendarle una reunión a otra persona.
21. Hacer reuniones más livianas, fomentar el compañerismo. 
22. Hacer que sea fácil reunirse.
23. Llevar al mínimo las dudas sobre los temas antes de la reunión.
24. Crear un FAQ (frequently asked questions) que anticipe las preguntas frecuentes antes de la reunión. 
25. Tener reuniones de pie (virtual o presencialmente).

Dos consideraciones para terminar; la primera es que no importa tu puesto ni experiencia. Empieza liderando tus reuniones donde puedas como puedas. Es muchísimo más fácil de lo que parece y genera adhesiones inmediatas ya que (casi) todos queremos reuniones eficientes y (casi) nadie quiere perder su tiempo. Puedes proponer acuerdos para reunirse en tu área o jefatura, que incluyan formas de planificación, participación y moderación. Si te parece demasiado para empezar, entonces comienza por comparar la etiqueta de las reuniones presenciales con las que tenemos virtualmente, por ejemplo, ¿aceptarías que una colega participe de una reunión presencial sentada de espaldas a la mesa? Seguramente no. Entonces, ¿por qué aceptas reuniones con personas que no prenden la cámara o que la prenden pero están escribiendo mails o sacando un turno con el oftalmólogo? Puedes empezar pidiendo que prendan la cámara. No importa por dónde, pero empieza hoy. 

La segunda consideración es que la participación efectiva en las reuniones es parte de la comunicación efectiva. Aprender a conversar asertivamente y aprender a tratarnos de forma excelente, en todos los momentos comunicativos y en especial en las reuniones, ser buen participante de las reuniones y ofrecer buenas reuniones como organizador es parte de tu perfil de trabajo y liderazgo, es parte de quien eres comunicándote. Si eres bueno en tu comunicación personal, seguro eres bueno en las reuniones. 

Para compartir esta información citar así: Borzani, Bárbara. “Reunirse es trabajar (parte II)” en Blog Borzani Comunicación. 15 de junio de 2022, <https://borzani.cl/reunirse-es-trabajar-parte-II/>. El blog de borzani.com.ar y borzani.cl se distribuye bajo una Licencia Creative Commons Atribución-NoComercial-SinDerivar 4.0 Internacional. (2005-2022)