Cuando iniciamos una conversación intentamos hacer varias cosas. Las siguientes ideas pueden aplicarse a diferentes situaciones.
- Lo primero que tratamos de hacer al abrir una conversación es disipar cualquier preocupación del otro, de modo que sea capaz de escuchar activamente lo que tenemos que decir.
- Las primeras palabras deben hacer que la otra persona desee escuchar.
- Usted puede querer entusiasmar a la otra persona.
- Usted puede querer tranquilizar a la otra persona.
- Usted puede querer que la otra persona se sienta importante.
Sabemos que las primeras palabras que usamos establecen el marco para toda la conversación.
Si sentimos afecto por las personas con quienes interactuamos, debemos dedicar tiempo y esfuerzo para planear el inicio de nuestras conversaciones. Esto no significa ser demasiado estructurados o utilizar una técnica; se trata de mostrar el afecto suficiente como para aplicar la energía requerida. Si debemos mantener una reunión importante con alguien, es necesario que dediquemos algún tiempo a su planificación.
Ejemplos: Está por reunirse con su gerente y quiere que él o ella acceda a un cambio en los procedimientos laborales de su departamento.
“Creo que tenemos un problema. ¿Puedo verte unos minutos?” definitivamente no es una buena manera de empezar.
“Elsa, tengo una idea para incrementar la eficiencia del departamento. ¿Cuándo tendrías tiempo para conversarlo?” sería mucho mejor.
Al planificar nuestra apertura tenemos que pensar la razón por la cual la otra persona querría escucharnos.
Es posible que necesitemos incluir un motivo, incentivo o beneficio para la otra persona en las primeras palabras que pronunciamos.
“Creo que podríamos ahorrar una suma sustancial si cambiáramos las operaciones de la oficina” (enunciado).
“¿Cuándo tendría tiempo para conversarlo?” (pregunta).
“Creo que lograríamos un interesante beneficio adicional si…” (enunciado). “¿Tiene tiempo para conversarlo ahora?” (pregunta).
“¿Cuán interesado estaría (pregunta) en reducir la suma que gasta en…?” (enunciado con beneficio sugerido).
“Si existiera una manera de reducir los costos de…(enunciado con beneficio sugerido), ¿Cuán interesado estaría en escuchar los detalles?” (pregunta).
El mismo principio se aplica para mantener una reunión con un proveedor.
“Carlos, tu gente no está trabajando muy bien. Esta última entrega llegó tres días tarde, por segunda vez en el mes.”
Esto puede dar algún resultado, pero la siguiente sería una manera mucho mejor de empezar: “Carlos, necesito hablar contigo sobre cómo PODEMOS acelerar las entregas. ¿Tienes un momento ahora?”.
Sonreír y mostrar entusiasmo
En cualquier conversación, la siguiente parte importante es sonreír y mostrar entusiasmo. Todos nos sentimos más dispuestos a hablar con la gente que se nos acerca con una sonrisa genuina y un tono de voz entusiasta.
La sonrisa es contagiosa. Cuando sonreímos a alguien existen muchas posibilidades de que nos responda del mismo modo.
Thomson, Peter. “Capítulo 6: Iniciar una conversación” (extracto) en Los secretos de la comunicación. Cómo ser escuchado y obtener beneficios. Buenos Aires: Granica, 2016. Impreso. Págs. 103 a 125
Imagen: alan levine