Borzani Comunicación

organizacion de informacion

Informaciones precisas, presentaciones ágiles

Este texto es una guía para que identifiques cómo puedes organizar mejor lo que escribes, lo que dices y lo que presentas. No son pasos, son opciones o miradas desde el punto de vista de quien lee/escucha, otras veces desde el mismo texto y otras desde la emisión.

Un aspecto transversal a las propuestas de organización de la información que comentaremos aquí, es la actitud de estar presente en la propia comunicación. Implicarse de manera verbal y no verbal, estar en la reunión, en la nota, en la presentación. Muchas personas no son escuchadas porque ellas mismas están ausentes de su conversación; como aburridas o centradas en sus pensamientos. Y no conozco ninguna estrategia textual ni atencional que reemplace tu propio interés por lo que dices: es tu (auto)atención la que motiva a escuchar(te). 

Te propongo considerar 8 herramientas para organizar información y presentarla:

  1. Qué quieres lograr con quién
  2. Lo importante primero
  3. Nudo, nudo y desenlace
  4. Seis caballeros me enseñaron todo lo que sé
  5. Grupos de conceptos e ideas
  6. De lo general a lo particular
  7. Qué quieres que recuerde
  8. Una historia que conecte todo

Para que las pautas que siguen te resulten aplicables puedes utilizar una presentación, texto o proyecto real en el que estés trabajando, e ir conectando cada ítem con tu información. 

1. QUÉ QUIERES LOGRAR CON QUIÉN

Ideas como “quiero lograr que se motiven”, “que busquen resultados”, “que mejoren sus criterios”, generalmente no conducen a logros porque son inespecíficas. Por el contrario, objetivos concretos te acercan a resultados concretos, como por ejemplo:

  • “Quiero que sepan que el 90% de los cánceres detectados a tiempo…”.
  • “Que investiguen los factores por los que las ventas de diciembre fueron las más bajas de los últimos cinco años…”.
  • “Que inviertan 4 horas por semana en realizar actividad física porque…”.
  • “Que valoren las etapas en las que avanzó el proyecto y redefinan las que no…”.

Tu comunicación será exitosa si le dedicas tiempo a responderte qué quieres lograr con quién, cuál es tu objetivo al presentar esa información, qué te gustaría que sintiera y pensara quien recibe tu mensaje, por qué se lo dirás a esa persona e incluso qué imaginas que hará cuando te lea/escuche. De esta manera, te acercas a tu destinatario y a tu objetivo, conjuntamente. 

2. LO IMPORTANTE PRIMERO

“Lo importante” es el centro de tu comunicación, sea un contenido temático, el desarrollo de un vínculo o una pregunta filosófica, se trata de algo concreto que tienes para compartir. Define con precisión de qué vas a hablar, el alcance que tendrá el tema y cómo conecta con tu objetivo. Un buen ejercicio es escribir tu idea clave en una sola oración. ¿Cómo sabes que una idea es clave? Porque si la quitas, las demás ideas se desarticulan ya que remiten a ella. Contrariamente, es desaconsejable comenzar por

  • Detalles técnicos.
  • Historia del proyecto.
  • Cuán genial es tu empresa, equipo u organización.
  • Documento lento y aburrido.
  • Datos históricos (salvo que cuenten una historia interesante).
  • Decir que sientes nervios.

3. NUDO, NUDO Y DESENLACE

No hagas una introducción nivel siglo XX, ve directamente al punto, salvo que el tipo de presentación lo requiera, entonces hazla simple y acotada. De qué vas a hablar y por qué me lo dices a mí, qué quieres de mí, por qué te tengo que escuchar. Si comienzas por lo importante y haces una introducción ágil, entonces lo que tienes en el centro es el desarrollo (nudo). Cuenta una historia donde la situación, el momento de tensión o el problema aparezca inmediatamente. Por ejemplo, si presentas un proyecto que todo el equipo conoce, seguramente quieran saber el nivel de avance y qué situaciones resolver. En cambio, si es un nuevo proyecto lo primero que necesitan es conocer de qué se trata exactamente. En ambos casos la propuesta es partir de lo más relevante para la audiencia. 

Por donde no comenzar:

  • Historias aledañas
  • Datos irrelevantes
  • Autopromoción
  • Expresión confusa de emociones
  • Los ya mencionados detalles técnicos y ambientales

4. SEIS CABALLEROS ME ENSEÑARON TODO LO QUE SÉ

“Seis caballeros me enseñaron todo lo que sé,

sus nombres son Qué, Quién, Cuándo, Dónde, Cómo y Por qué”.

Rudyar Kipling

La forma más sencilla de jerarquizar información es utilizar la pirámide invertida. Construir la información partiendo de responder en el primer párrafo, las preguntas: 

  • qué ocurrió / ocurrirá
  • a quién le ocurrió / ocurrirá 
  • cuándo ocurrió / ocurrirá 
  • dónde ocurrió / ocurrirá
  • cómo ocurrió / ocurrirá 
  • por qué ocurrió / ocurrirá 

Por ejemplo: “Del 2 al 15 de febrero de 2024 (cuándo) las boleterías del teatro (dónde y quién) permanecerán cerradas (qué) por vacaciones (por qué)”. Luego se amplía la información importante en el segundo párrafo y en el tercero se ofrecen los detalles. No se trata de forzar el contenido para que responda todas las preguntas en el primer párrafo sino que lo intente siempre que sea posible. Las que no pueden faltar nunca son: qué, cuándo, dónde y quién.

5. GRUPO DE CONCEPTOS E IDEAS

Agrupar ideas y conceptos en categorías es como meterlos en cajas y colocarles una etiqueta. Es lo contrario de presentar ideas desparramadas. Por ejemplo, si queremos hablar o escribir acerca de los principales problemas de seguridad vial en nuestra comunidad podemos partir de ideas sueltas como: 

  • Automovilistas usan el celular mientras conducen 
  • Exceso de velocidad en todo tipo de vías 
  • Incremento del parque vehicular
  • No se respeten señales como el semáforo
  • Medios de transporte público ineficientes
  • Peatones no se sienten parte del tránsito 

Si a esas ideas las agrupamos en categorías y les colocamos etiquetas como:

  1. INFRAESTRUCTURA VIAL
  2. EDUCACIÓN VIAL
  3. CONTROLES Y SANCIONES

Las ideas quedan dentro de estas etiquetas o “cajas” que mejoran notablemente la comprensión del texto:

  1. INFRAESTRUCTURA VIAL
    1. Incremento del parque vehicular
    2. Medios de transporte público ineficientes
  1. EDUCACIÓN VIAL
    1. Peatones no se sienten parte del tránsito
    2. No se respeten señales como el semáforo
  1. CONTROLES Y SANCIONES
    1. Automovilistas usan el celular mientras conducen 
    2. Exceso de velocidad en todo tipo de vías 

Colocar etiquetas permite además, identificar que las ideas pueden pertenecer a varias categorías simultáneamente. En nuestro ejemplo, “Automovilistas usan el celular mientras manejan” y “Exceso de velocidad” son temas de Controles y sanciones pero también lo son de Educación vial. Y los ítems de Educación vial también podrían ser conductas controladas y sancionadas. Por tanto, habrá que tomar una decisión de en qué categoría primordial presentarlas de acuerdo al objetivo de la comunicación. 

6. DE LO GENERAL A LO PARTICULAR

Organiza los bloques de información de lo general a lo particular, de lo lindo a lo feo, de lo aburrido a lo menos aburrido, de lo importante a lo menos importante o al revés. A veces no importa tanto el orden como el que haya un orden. Por ejemplo, puedes organizar la información con:

  • Tres ejes temáticos fuertes que avancen en interés. 
  • Tres conceptos que se sucedan en complejidad.
  • Un dato clave que se va desagregando en factores.
  • Un contexto que crea determinadas condiciones.

También puedes pensar el contenido como módulos o micromódulos. Cuanto más definidos los bloques de una charla o texto, mayor es la libertad para fluir en su presentación, incluso para improvisar. 

7. QUÉ QUIERES QUE RECUERDE

Puedes tomar las 3 ideas centrales que quieres que los demás recuerden y organizar el texto partiendo de ellas. Luego, construir un hilo conductor que funcione como una historia de un punto al otro, recuerda que toda historia tiene conflicto o problema y desenlace. ¿Qué quieres que recuerde y qué quieres que haga tu oyente? Lleva la información al mínimo indispensable, para lograr la idea bien clara (luego tendrás tiempo para ampliarla). Mi destinatario oyente ¿qué tiene que hacer con lo que le digo? ¿Qué acción concreta por qué medio y cuándo? ¿Qué tiene que recordar? ¡Dí eso! 

Por el contrario, NO RECORDAMOS

  • Muchas fechas, lugares, nombres.
  • Abstracciones.
  • Palabras difíciles.
  • Explicaciones largas y aburridas.

Pero además de insistir en lo deseado, hay que evitar lo no deseado. Por ejemplo:

  • No pienses que no te escucho…
  • No creas que no me interesa…
  • Espero no confundirlos… 
  • No es tan malo el resultado…

No menciones lo que no quieres que recuerden (“no pienses en un globo verde”). Tampoco menciones lo que no quieres que hagan. ¡Es un error muy frecuente! Es mejor insistir en la conducta deseada y en lo que quieres que recuerden. Di lo que sí, no lo que no. Di cómo sí hacerlo, por ejemplo, “Llega temprano” es mejor que “no llegues tarde”.

8. UNA HISTORIA QUE CONECTE TODO

Puedes construir una historia con cualquier elemento, desde conceptos o números a  situaciones o espacios. Las informaciones, los datos, sobreabundan y están dispersos, en cambio, una historia pone en valor una idea para un grupo de personas específico. Y eso genera confianza y tranquilidad porque son estructuras conocidas y predecibles.

Desde el punto de vista del receptor, escuchar o leer una historia tiene mucho que ver con descubrir o re-descubrir algo:

  • Aprender
  • Entender
  • Diferenciar
  • Imaginar
  • Comparar

Una forma simple de crear una historia es partir de los argumentos y de lo que necesitas explicar. Ese es el comienzo de un buen relato: el centro.


Para compartir este texto citar así: 

Borzani, Bárbara. “Informaciones precisas, presentaciones ágiles” en Blog Borzani Comunicación. 05 de enero de 2024, <https://borzani.cl/informaciones-precisas-presentaciones-agiles/>. El blog de borzanicomunicacion.com y borzani.cl se distribuye bajo una Licencia Creative Commons Atribución-NoComercial-SinDerivar 4.0 Internacional. (2005-2024)

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