En esta nota compartimos esquemas (“fórmulas”) y ejemplos para nombrar archivos y documentos que no tengan mucha exigencia de catalogación. Algunos ámbitos requieren desarrollar sistemas más complejos. La propuesta es partir siempre de responder QUÉ, es decir de qué tema o asunto se va a tratar dentro del documento, mail, informe, etc. Como se trata de esquemas (y por tanto son esquemáticos), es recomendable que cada grupo de trabajo desarrolle sus propias formas de nombrar de acuerdo a sus necesidades. Para el caso de las organizaciones es vital que creen protocolos sobre cómo almacenar información digital.
Carpetas
Lo ideal es partir siempre de una sola carpeta dentro de la que se crearán todas las demás (subcarpetas). A su vez hay que utilizar tantas subcarpetas como sea necesario para encontrar más rápido e intuitivamente la información.
Ej.
“Mi unidad” (carpeta principal)
Clientes (subcarpeta de Mi unidad)
Presupuestos (subcarpeta de Clientes)
Presupuestos hasta 2017 (subcarpeta de Presupuestos)
Proveedores (subcarpeta de Mi unidad)
Proyectos (subcarpeta de Mi unidad)
Campañas (subcarpeta de Mi unidad)
La clave para crear subcarpetas es responder QUÉ hay dentro de ella y añadir alguna información adicional que lo explique o califique de algún modo. Ej. “Presupuestos hasta 2017”.
Para el caso de información vieja se pueden crear subcarpetas que se llamen “Información vieja”, “´Documentos viejos”, etc. Para información no clasificada “Z Resto”, “Z No clasificado”, etc. (la “z” queda al final de las listas).
Desde la creación del documento, guardarlo en la carpeta correcta (lleva menos tiempo que adivinar en qué carpeta quedó).
Archivos en general
“Nombre de la empresa, contenido” Ej. Arcor, organigrama.
“Nombre de la empresa, canal, contenido” Ej. Arcor, web, quiénes somos.
“Nombre de la empresa, nombre de la persona, contenido” Ej. Arcor, Pablo Geli, CV.
Presupuestos
“Año y mes, Nombre del servicio o producto para nombre del cliente de nombre del proveedor”.
Ej. 2018 07, catering desayunos para Arcor de Catering Coprorativos SA.
Para facturas, boletas, remitos, notas de crédito
“Nro. de factura, año y mes, proveedor. Cliente, servicio”
Ej. F122, 2018 07, Catering Coprorativo SA. Arcor desayunos.
Para trabajos académicos
“Autor. Título”. Ej. Fernández, Verónica. Crecimiento población educativa
“Autor. Tipo de texto, título”. Ej. Fernández, Verónica. Monografía, Crecimiento población educativa
“Año, Autor. Tipo de texto, título”. Ej. 2018, Fernández, Verónica. Monografía, Crecimiento población educativa
Para archivos sobre personas que se envían a instituciones
“Autor, qué” Ej. Verónica Fernández, CV abreviado
“Autor, qué” Ej. Verónica Fernández, video presentación personal
“Autor, qué, título” Ej. Verónica Fernández, nota explicativa, Funciones específicas del comité
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