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Reuniones enfocadas 

El tiempo y la atención son escasos. La mayoría de los colaboradores se quejan de las reuniones largas e improductivas. Muchas reuniones se hacen sin preparación previa, pocas se organizan con tiempo y método. Enseñamos a reunirse con propósito y resolver temas

 

Con este curso logra:
  • Aprender métodos para organizar y moderar reuniones efectivas.
  • Definir una tipología de reuniones que tendrá la empresa, el área, el departamento, etc.
  • Crear una agenda de temas realista, temporal y atemporal.
  • Preparar y conducir reuniones de principio a fin.
  • Desarrollar la creatividad para captar la atención y compromiso de los participantes.
  • Encontrar recursos para utilizar en las reuniones.
  • Asignar roles en el equipo para trabajar online antes y después de las reuniones.
  • Compartir información en tiempos precisos y preestablecidos.
  • Administrar el tiempo eficientemente.
  • Hacer reuniones breves y resolutivas.
  • Hacer bloques de información para reuniones largas.
  • Entrenar a sus colaboradores en un modo de tratar y llevar los temas relevantes.
  • Descartar rápidamente los asuntos que no resultan un aporte real para el grupo.
  • Empatía y feedback con el equipo.

Recursos para realizar reuniones efectivas 

Antes de organizar la reunión

 

  • ¿Realmente necesito una reunión?
  • ¿Qué necesidad comunicativa / informativa tengo?
  • Esa necesidad comunicativa ¿requiere una reunión o les posible resolverla por otro medio?
  • ¿A quiénes involucra este conocimiento?
  • ¿A quiénes debería participar?
  • ¿A quiénes no es necesario participar?
  • ¿Quiénes son los asistentes imprescindibles sin los cuales la reunión no tiene sentido? Llamarlos por teléfono y asegurarlos.
  • ¿Cuántos participantes son?
  • ¿Necesito explicar conceptos, mostrar imágenes, mapas, etc. con apoyo visual? 
  • ¿Necesito entregar algún tipo de impreso?
  • ¿En qué lugar / sala los convoco?
  • ¿La sala tiene proyector o a quién le pido el proyector?
  • ¿Qué computadora uso para la presentación?
  • ¿Necesito parlantes o la sala tiene parlantes que funcionan?
Antes de realizar la convocatoria a la reunión

Conversar telefónicamente chat, intranet, etc. con los asistentes imprescindibles para conocer su agenda. Si cuento con ellos, entonces sí realizar la convocatoria a la reunión por mail o el medio que se utilice.

A reuniones abstractas resultados abstractos

«Un gerente convoca a su equipo, no informa para qué es la reunión ni cuánto durará. Cuando comienza la reunión no presenta los temas de los que hablará, solo enuncia un tema general, dice tenemos que tratar esto. Expone durante 30 minutos, hace algunas preguntas, termina la reunión. A la semana se está lamentando porque el equipo no lo comprendió, porque no se hicieron las cosas pedidas. El gerente asume que necesita ser más persuasivo y aprender a motivar. Pero lo más probable es que no necesite ser más persuasivo, sino que necesite ser concreto y conectar con su equipo. “Estás aquí porque necesito tu ayuda para resolver esto. Te pediré 20 minutos de escucha y luego te escucharé. El plan de acción es este y en 3 días nos reuniremos a revisar los resultados. Qué piensas de lo que te estoy diciendo. Qué sientes.” Es decir, precisión extrema +  feedback, porque lo más motivador que le puede pasar a un colaborador es saber qué se espera de él, especialmente cuando se lo convoca a una reunión». Leer+

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